Fortalecimiento a la implementación del subsistema Interno de gestión documental y archivos (SIGA) en el Instituto para la investigación educativa y el desarrollo pedagógico - IDEP

Abstract

El Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico – IDEP, entidad Distrital, con el fin de identificar y gestionar de manera eficaz las actividades que debe realizar para cumplir con su misión institucional, adoptó un enfoque basado en procesos, donde han sido involucradas todas sus áreas organizacionales. Dichos procesos se planificaron teniendo en cuenta la secuencia e interacción de los mismos, y el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios asignados en su decreto de creación. Como uno de los procesos de apoyo se encuentra el Proceso de Gestión Documental cuyo objetivo principal: es el de “Administrar la correspondencia y el archivo del IDEP”. Para dar cumplimiento a este objeto, en concordancia con la Norma Técnica Distrital NTD-SIG 001:2011 y como componente del Sistema Integrado de Gestión del IDEP, se crea el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos - SIGA. Este subsistema contiene un conjunto de políticas, orientaciones, procesos, metodologías, instancias e instrumentos orientados a garantizar la organización con criterios técnicos y la disponibilidad de la información que se produce o recibe en cumplimiento a las funciones de la entidad, sin embargo, y teniendo en cuenta las auditorías internas y externas realizadas al SIGA, el Instituto no ha venido dando cumplimiento al desarrollo del programa de gestión documental. Es por ello que con el fin de adelantar este proyecto, se ha propuesto como objetivo principal el de “Diseñar y aplicar un instrumento mediante el cual se pueda verificar la implementación de los procedimientos que hacen parte integral del proceso de Gestión Documental del IDEP, en concordancia con el Programa de Gestión documental y la normatividad vigente”.

Para dar cumplimiento al objetivo propuesto, se elaboró un diagnóstico del estado de conocimiento y aplicación del Subsistema, realizando una investigación con enfoque cuantitativo, de tipo descriptivo, cuyos resultados obtenidos dieron bases para proponer una estrategia que permita realizar el seguimiento y evaluación de manera periódica al estado de implementación del SIGA, que permitirá la apropiación del mismo al interior del IDEP, por parte de los funcionarios y contratistas que hacen parte de la estructura del Instituto. Como resultado de la investigación y una vez evaluado el estado de implementación del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos, es evidente la necesidad de realizar por parte de la Alta Dirección, la socialización de la implementación del Subsistema, así como los mecanismos de seguimiento, monitoreo y evaluación del grado de aplicación y apropiación por parte de los funcionarios del IDEP y acerca de los procedimientos y políticas que hacen parte de la Gestión Documental. Igualmente, se hace necesario que desde las áreas se identifiquen los documentos que pueden ser gestionados electrónicamente, aprovechando sistemas de información que articulen todos los procesos que hacen parte el Sistema Integrado de Gestión y fortalezcan la estrategia de cero papel en la entidad.