Modelado del proceso de gestión financiera de la UNAD mediante BPM.

Abstract

Las organizaciones están concentrando sus esfuerzos en modelos de gestión que les permitan alcanzar y demostrar un sólido desempeño operacional mediante herramientas a su disposición, entre las que se encuentra la gestión de los procesos para lograr mejorar la eficiencia, eficacia, manejar indicadores y otras muchas características. Los procesos requieren ser gestionados independientemente de un dominio específico de un sistema, ya que constituyen el foco y la unidad primaria de iniciativas de automatización e integración de información, necesarios para responder ágilmente a los cambios exigidos por la dinámica mercado. BPM aporta de manera directa a la administración del negocio, permite orientar los esfuerzos de las organizaciones para optimizar los procesos y procurar su eficiencia y eficacia, a través de una gestión sistemática de los mismos. Para esto, los procesos se deben documentar, modelar, integrar con sistemas transaccionales, monitorear y mejorar de forma continua. Este proyecto pretende contribuir con el mejoramiento de los procesos que se llevan a cabo para determinar el estado o situación financiera de los estudiantes de la UNAD, debido a que en la actualidad el proceso se realiza de forma manual por los funcionarios del área de registro y control académico, quienes deben realizar diferentes consultas en el sistema Edunat (así se denomina el sistema de la entidad) para verificar el total de créditos matriculados por el estudiante, el valor pagado, si tuvo algún beneficio (descuento), o si fue adscrito a un convenio de matrícula. Este cruce de información permite determinar si el estudiante presenta deudas, se encuentra a paz y salvo o si por el contrario existe un saldo a favor del estudiante. Por lo anterior, se propone el modelado de procesos mediante la tecnología BPM para lograr mayor eficacia, eficiencia y agilidad de la gestión financiera de la institución, debido a que la gestión de los recursos tiene gran impacto en la liquidez y las finanzas de la entidad y la cartera requiere un mejor control y gestión, para evitar que los recursos se pierdan por el desconocimiento real de la misma a nivel nacional.