Análisis Cuantitativo del Cambio de un Proceso Semi-dirigido a Uno con Asistente Digital Cumpliendo el Estándar de Calidad 5-Sigma en la Facturación de las Empresas Públicas de Medellín

Abstract

La exigencia del mercado de tener un mejor desempeño en los indicadores de Calidad, reducir los errores que se presentan en este proceso y el aumento de las facturas que se generan mes a mes llevaron a la Unidad de Facturación a buscar herramientas como la inteligencia de negocios, la analítica y la robótica, aplicando BPM (Business Process Management) para mejorar las tareas de la actividad de revisión de la Calidad de la Facturación. Este proyecto de investigación busca establecer la diferencia cuantitativa de la eficiencia y eficacia de la revisión de la calidad de la facturación en EPM, cumpliendo con el estándar 5- Sigma, comparando las variables de tiempo y costos. El proyecto busca información para la toma de decisiones en la mejora generada por la transición de una operación manual a una con Automatización Robótica de Procesos. Se realiza una comparación de las actividades de análisis y se formulan las variables cuantitativas para hacer el cotejo de las dos herramientas analizadas, presentando los resultados obtenidos y haciendo recomendaciones de gestión del proyecto. Es necesario tener un indicador de calidad de máximo 230 errores por cada millón de facturas emitidas. Los participantes en este proyecto son la directora del proyecto; Rosalba Pacheco Higuera y el estudiante; Sergio Armando Valencia Castañeda. La investigación se desarrolló bajo una metodología cuantitativa que permitió comparar los recursos utilizados para realizar las tareas de revisión de la Calidad de la Facturación entre un proceso semidirigido y otro automatizado con RPA, respondiendo a las diferencias entre la eficacia, eficiencia y efectividad de ambos casos. La realización de las tareas de generación de PDF dentro de la revisión de la Calidad de la Facturación en EPM con un asistente digital RPA y Qlik Sense tiene un beneficio de más del 80% respecto a las tareas de un proceso semidirigido con EXCEL y Qlik View. Se concluyó que una actividad realizada de forma autónoma es más eficiente y eficaz que la misma actividad realizada asistida por un equipo de operarios y que mediante la reingeniería de las tareas realizadas se obtuvo una mayor eficiencia.