Plan de mejoramiento para la gestión de procesos de negocio en la Unidad de Planificación Rural Agropecuaria (UPRA), empleando la Metodología de Gestión de Procesos de Negocio – BPM (Business Process Management).

Abstract

La Unidad de Planificación Rural Agropecuaria (UPRA), adquirió en el año 2015 una plataforma tecnológica de Business Process Management System (BPMS) para la gestión de procesos de negocio, basada en la metodología BPM.

Sin embargo, aunque la puesta en producción de la herramienta BPMS se realizó en el segundo trimestre del año 2016, a la fecha en la entidad no se han apropiado los conceptos y aspectos metodológicos de la Gestión de Procesos de Negocio, así mismo, tampoco se han definido claramente los roles y actividades que deben cumplir las áreas estratégicas de la entidad responsables la transición de un modelo de gestión por funciones a uno de gestión por procesos, siendo estas principalmente la Asesoría de Planeación y la Oficina TIC.

En consecuencia, no se explotan las potencialidades de la plataforma tecnológica adquirida, se automatizan procesos sin una clara alineación con la planeación estratégica y los responsables de los procesos solo se enfocan en la automatización de las tareas con las que están directamente relacionados, desconociendo así las interacciones de su proceso con los demás de la entidad.

Por lo anterior, es necesario que la entidad incorpore a su Sistema de Gestión Integrado el marco metodológico de gestión de procesos de negocio, este permitirá hacer una transición hacia el nuevo enfoque de gestión de procesos que se soporta en la herramienta tecnológica ya adquirida, con metas a largo plazo, centrado en productos y servicios, que ofrezcan valor agregado a sus clientes y en el cual cada miembro de la organización comprenda su rol en el marco de los procesos de la misma. Todo esto mediante un proyecto de 5 fases (Especificación, Diseño, Desarrollo, Pruebas y Despliegue), dando como resultado una línea base de los procesos existentes rediseñados para que cumplan los lineamientos la propuesta TO – BE, para que se pueda evidenciar desde una visión de negocio, la interrelación de los procesos y actualización del mapa de procesos.