Propuesta de implementación del área de gestión documental de la empresa LINEAS AÉREAS SURAMERICANAS

Abstract

En muchas entidades del sector privado no se tiene en cuenta el concepto de Gestión Documental y principalmente no se tiene claro el concepto de Archivo como centro vital de la información dentro de la Empresa; razón por la cual éste Modelo se desarrolla teniendo en cuenta que la Empresa Líneas Aéreas Suramericanas y más exactamente el Área de Archivo tiene la necesidad de organizar la información de sus Áreas o Procesos, con el fin de evitarse posibles inconvenientes por falta de oportunidad en la búsqueda y recuperación de la información contenida en el Archivo. Actualmente en la compañía el departamento de Sistemas, está administrando la gestión documental de la organización, esto ha permitido fortalecer el proceso de digitalización, pero se evidencia la ausencia de un departamento administrativo y personal idóneo para el manejo del mismo; debido a que se ha extraviado información, no se tiene estándares de confidencialidad y no se ejecuta el proceso de preservación de la manera indicada. La creación del área en la compañía permitirá desarrollar estrategias, herramientas y métodos para capturar, gestionar, almacenar, preservar y difundir contenidos y documentos relacionados con los procesos organizativos. Y los principales beneficios del diseño e implementación de este proceso en la compañía son los siguientes: 1. Mayor productividad: Se genera con el fin de poseer la información y tener visibilidad de lo que se requiera, obteniendo facilidad, agilidad y rapidez en el proceso para tener mayor eficiencia en el puesto y las funciones requeridas. 2. Mejora en los procesos: El manual de procedimientos del área de archivo, se genera obteniendo un gran resultado de mejora continua en el área, es decir, teniendo en cuenta que se requiere brinda una información oportuna y eficaz 3. Preservación a largo plazo de los documentos: Se crea la necesidad de perdurar la información (documentos físicos) suministrada por las diferentes áreas, para llevar un control y seguimiento y en caso de la persona que se encuentra en el cargo decida irse de la empresa y tener nuevo personal puede encontrarse e identificarse la información necesaria. Palabras Claves: Preservación, mejoras, productividad, organización y confiabilidad.