Modelo estratégico para la gestión documental utilizando tecnología cloud computing en la contraloría municipal de villavicencio

Abstract

Este proyecto presenta un nuevo enfoque aplicado a la gestión documental en la Contraloría Municipal de Villavicencio, mediante la propuesta de diseño del sistema basado en la norma del archivo General de la Nación la Ley 594 de 2000 y su aplicación a través de la tecnología avanzada Cloud Computing. Para su desarrollo se tuvieron en cuenta los resultados del análisis del proceso de gestión documental actual de la entidad con su respectivo flujo de documentos, el cual se realizó a través del ejercicio de un estudio técnico y tecnológico basado en entrevistas, encuestas y visitas de carácter observacional en el sitio. Los resultados de este estudio permitieron el establecimiento de un diagnóstico real de la entidad, determinando los riesgos a los que están expuestos los documentos que forman parte de los activos institucionales y consecuentemente dieron lugar a la planeación de un modelo de diseño estratégico para la implementación de la gestión documental basado en dos marcos de referencia empresariales, dinamizando su funcionamiento con una tecnología avanzada como es la del cloud computing. Para el desarrollo de esta propuesta en cuanto al diseño arquitectónico, se estructuró teniendo en cuenta cuatro perspectivas principales: negocio, información, aplicaciones y tecnología, a través de las cuales se describe mediante diagramas de arquitectura, el estado actual y el estado futuro de cada perspectiva abordada.