Diseño de un Roadmap Empresarial para mejorar los procesos de la gestión documental de la secretaría de movilidad del distrito de Turbo Antioquia a través de Cloud Computing

Abstract

El contexto de desarrollo del proyecto está centrado en realizar un Roadmap o mapa de ruta el cual establece la ruta ideal para mejorar los procesos de la gestión documental de la secretaría de movilidad del distrito de Turbo Antioquia, utilizando los servicios de Cloud Computing. La problemática de la entidad es principalmente dada por las fallas presentadas en los procesos de la gestión documental y de archivos, ya que este no cumple con los parámetros de la Ley de archivos difundida por MinTIC. La metodología utilizada en este estudio corresponde a un proyecto aplicado de corte descriptivo. Para llevar a cabo el Roadmap se tuvo en cuenta diez pasos, uno de ellos fue conocer el estado actual de los procesos de la gestión documental y de archivos (AS-IS), determinar los estados deseados o futuros (TO-BE) a través de actividades tendientes a cerrar las brechas, tales como capacitar al personal administrativo o a los del área de los procesos de la gestión documental y archivo teniendo en cuenta los lineamientos del gobierno nacional a través de MinTIC y estándares internacionales. Implementar un sistema de seguridad de la información para la protección de la información en la gestión de trámites. El resultado de este proyecto es realizar el Roadmap a cabalidad, trazando las pautas establecidas para cumplir los indicadores que permiten cerrar las brechas con el objetivo mejorar los procesos de la gestión documental de la secretaría Movilidad del Distrito de Turbo Antioquia. Para alcanzar los resultados de este proyecto, se utilizó el enfoque de arquitectura empresarial a través del diseño de un mapa de ruta, cuyo análisis en profundidad permite conocer el estado actual (AS-IS) de las capacidades y procesos de la entidad, en el área de gestión documental. Esto vinculó a un conjunto de estrategias o actividades particulares a tiempo para cada problema presentado con el objetivo de cerrar las brechas, como un método de solución a cada problema presentado. Dado que esto se llama los estados Futuro (TO-BE), donde se presentan soluciones a los problemas encontrados en los procesos de gestión de documentos. En este mismo contexto de la aplicación del Roadmap como tal, se utilizó la herramienta disruptiva Cloud Computing como opción tecnológica, para mejorar los procesos de la gestión documental en la secretaría de movilidad del Distrito de Turbo Antioquia.