Diseño de lineamientos necesarios en el marco de la normatividad archivística colombiana a la empresa Mecanizados y Mangueras S.A.S.

Abstract

Con el presente trabajo aplicado se pretende identificar, analizar y exponer la importancia de la organización de los archivos de gestión en las instituciones tanto públicas como privadas para la búsqueda, consulta de la información, la toma de decisiones y la trazabilidad de la gestión administrativa, la cual brinda un mejor servicio y apoyo para cualquier proceso, trámite o interventoría que adelante la empresa objeto del presente proyecto. La importancia de los archivos, así como su debida organización han demostrado la incidencia que tienen para la resolución de conflictos, para la toma de decisiones y el mejoramiento continuo de las entidades, así como la posibilidad de desarrollar ideas innovadoras a través de la historia y la trazabilidad de la gestión realizada. Mantener un archivo correctamente ordenado y referenciado facilita la localización de la información conllevando una mayor eficiencia y eficacia en la gestión. Es así como el presente proyecto se desarrolló en 5 fases, la primera fase: en el levantamiento de un “diagnóstico de archivo que permitió conocer información importante de la empresa Mecanizados y Mangueras S.A.S.”, documentos obtenidos por la Gerencia de la empresa, donde se pudo hacer una revisión histórica de su creación, misión, visión, organización administrativa, ubicación geográfica, actividad económica, detalle del estado y condiciones ambientales en las que se encontraban los archivos de gestión. De igual manera, la alta gerencia suministró documentación base que permitió conocer información fundamental de la empresa y que se reconoció en los archivos que fueron identificados en el fondo documental. En la fase 2: Se realizó un trabajo arduo y minucioso de depuración de material de apoyo y documentos que perdieron valores primarios (fiscales, legales y/o contables) 5 brindando lineamientos específicos para su eliminación y, clasificando los archivos por vigencias y asuntos macros para su posterior intervención documental con base en la normatividad archivística vigente. En la fase 3: se realiza un proceso de ordenación documental, dando línea en la aplicación del principio de orden original y procesos archivísticos en el marco del Acuerdo 042 [31, octubre, 2002] “Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000” (Colombia. Archivo General de la Nación, 2002). Otra norma aplicable al caso fue el Acuerdo 002 [14, marzo, 2014] “Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones” (Colombia. Archivo General de la Nación, 2014), normatividad que dan la base para la creación, conformación, ordenación, descripción, gestión, cierre y disposición final de los expedientes de archivo. En la fase 4: se da línea para llevar a cabo el proceso de descripción documental, el cual permitirá la identificación, localización y recuperación de la información a los archivos objeto de intervención documental como plan piloto para la aplicación total del fondo documental de la empresa Mecanizados y Mangueras S.A.S, identificación que se logrará gracias a la usabilidad de rótulos, tanto de unidades documentales (carpetas), unidades de almacenamiento (cajas) y el adecuado diligenciamiento del FUID - Formato único de Inventario Documental para la búsqueda y recuperación de la información. 6 Finalmente, la fase 5: se realiza una capacitación sobre conceptos básicos en gestión documental, con el fin de concientizar a los empleados y alta gerencia frente a la importancia de la buena administración de los archivos para responder a las necesidades de información.