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https://repository.unad.edu.co/handle/10596/74863Full metadata record
| DC Field | Value | Language |
|---|---|---|
| dc.creator | Parra Castro, Alexander | es |
| dc.creator | Toro, Edward | es |
| dc.date | 2021-12-15 | - |
| dc.date.accessioned | 2025-10-21T20:29:21Z | - |
| dc.date.available | 2025-10-21T20:29:21Z | - |
| dc.identifier | https://publicaciones.unad.edu.co/index.php/wpecbti/article/view/5572 | - |
| dc.identifier | 10.22490/ECBTI.5572 | - |
| dc.identifier.uri | https://repository.unad.edu.co/handle/10596/74863 | - |
| dc.description | The purpose of this document is to show the appropriate methods for the development of project management in the improvement of the document management of public educational institutions in Colombia. The problem is mainly caused by the lack of speed in the regulations for document management and the low application requirement besides, a high level of decentralization. According to a comparative analysis of the National Archives System (SNA), among Latin American countries, Colombia shows progress in regulations that exceeds 60% achieving the best position in the application of the SNA. In the regulatory sphere it is 0.78% above Peru, 7.4% above Bolivia and surpassing Ecuador with a difference of 20.8%, this according to Cuervo (2019). However, even though the country leads the regulatory process at the Latin American level, it is still far from the goal line in contrasts with a sector that works with outdated methodological programs and a technological backwardness. The researcher Cuervo also indicates that Colombia, compared to the Andean countries, shows a better advance at a technological level without this indicating that it is not lagging the maturity model developed. In the Technological field, it is 8% above Peru, 8.5% above Ecuador and surpassing Bolivia with a difference of 25.2%. (Cuervo, 2019, p85). This lag originates from the scant importance given to the subject, therefore, there is no priority on the list for the allocation of economic and human resources focused on the need for comprehensive document management, a situation that is aggravated by the low-level investment leading to a dearth of innovation. Additionally, this has a low impact of archival policy in the education sector, since “only 34% of these entities carry out planning for document management” (OSNA, 2015). In order to contribute to the improvement of document management processes, the preliminary draft contemplates the PMBOK6 as a reference, which is "a guide document that brings together the knowledge, concepts, techniques and skills within the Project Management profession" (Assaff, sf). Below are some of the suggested tools for the management areas as: schedule (Gantt chart), quality management (flow chart), integration management (flow chart), risk management (SWOT matrix). For this latter case it is clarified that this matrix, although it is within the risk management knowledge area of the PMBOK, is used as a data analysis technique developed from interviews in which the information is intended to examine the study company's documental area, from each of the perspectives of strengths, weaknesses, opportunities, and threats (SWOT) and thus be able to take it as a basis for strategies definition that allow the achievement of the objectives in the investigation process. | en |
| dc.description | El presente documento, tiene como propósito mostrar los métodos adecuados para el desarrollo de gestión de proyectos en el mejoramiento de la gestión documental de las instituciones educativas públicas de Colombia. La problemática, principalmente, es causada, por la falta de celeridad en la normatividad para la gestión documental y la baja exigencia de aplicación, además apoyado por un alto nivel de descentralización. Según un análisis comparativo del Sistema Nacional de Archivos, entre los países latinoamericanos Colombia evidencia un avance en normatividad que supera el 60%, logrando la mejor posición en la aplicación del SNA; en el ámbito normativo está en 0,78% por encima de Perú, un 7,4% arriba de Bolivia y superando a Ecuador con una diferencia de 20.8%, esto según lo plantea Cuervo (2019). No obstante, a pesar de que el país lidera el proceso de normatividad a nivel latinoamericano, aún está lejos de la línea meta, todo lo anterior contrasta con un sector que trabaja con programas metodológicos desactualizados y un atraso tecnológico. El investigador Cuervo, también indica, que Colombia frente a los países andinos muestra un mejor avance a nivel tecnológico, sin que ello indique que no se encuentre en un rezago sobre el modelo de madurez desarrollado; en el ámbito tecnológico está en 8% por encima de Perú, un 8.5 % arriba de Ecuador y superando a Bolivia con una diferencia de 25.2%. (Cuervo, 2019, p. 85) Este rezago se origina en la escasa importancia que se le da el tema, por lo tanto, no hay prioridad en la lista para asignación de recursos económicos y humanos enfocados en la necesidad de la gestión documental integral, situación que se agrava con el bajo nivel de inversión que da paso a una escasez de innovación. Adicionalmente, esto repercute en un bajo impacto de la política archivística en el sector educativo, pues “tan solo el 34% de estas entidades realizan planeación para la gestión documental” (OSNA, 2015). Con el fin de contribuir en el mejoramiento de los procesos de gestión documental, el anteproyecto contempla como referente el PMBOK6 el cual es “un documento guía que reúne los conocimientos, conceptos, técnicas y destrezas dentro de la profesión de Project Management” (Assaff, s.f), a continuación se presentan algunas de las herramientas sugeridas para las áreas de gestión de : cronograma (diagrama de Gantt), gestión de calidad (diagrama de flujo) gestión de integración (diagrama de flujo), gestión de riesgos (matriz FODA), en este último caso se aclara que ésta matriz aunque se encuentra dentro del área de conocimiento de gestión de riesgos del PMBOK, para el presente ejercicio se toma como una técnica de análisis de datos que se desarrolla a partir de entrevistas con cuya información se pretende examinar el área de gestión documental de la empresa en cuestión desde cada una de las perspectivas de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas (FODA) y así poder tomarla como base para la definición de estrategias que permitan el logro de los objetivos del proceso de investigación. | es |
| dc.format | application/pdf | - |
| dc.language | spa | - |
| dc.publisher | Sello Editorial UNAD | es |
| dc.relation | https://publicaciones.unad.edu.co/index.php/wpecbti/article/view/5572/5307 | - |
| dc.rights | Derechos de autor 2021 Documentos de Trabajo ECBTI | es |
| dc.rights | https://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/4.0 | es |
| dc.source | Documentos de Trabajo ECBTI; Vol. 2 Núm. 2 (2021) | es |
| dc.subject | gestión documental | es |
| dc.subject | información | es |
| dc.subject | data | es |
| dc.subject | Document management | en |
| dc.subject | information | en |
| dc.subject | data | en |
| dc.title | Identification of the methodology for the development of project management in the improvement of the document management of public educational institutions | en |
| dc.title | Identificación de la metodología para el desarrollo de gestión de proyectos en el mejoramiento de la gestión documental de las instituciones educativas públicas | es |
| dc.type | info:eu-repo/semantics/article | - |
| dc.type | info:eu-repo/semantics/publishedVersion | - |
| dc.type | Artículo revisado por pares | es |
| Appears in Collections: | Documentos de Trabajo ECBTI | |
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