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Title:	Estudio de la transición electrónica documental mediante la guía PMBOK® del PMI: un análisis de las lecciones aprendidas en la universidad de américa Study of the electronic document transition using the PMI PMBOK® guide: a lessons learned analysis at the university of America
metadata.dc.creator:	Castiblanco Benavides, Yesid Castiblanco Benavides, Yesid
Keywords:	Transición electrónica;Evidencias documentales;Lecciones aprendidas;Gestión del conocimiento;Registros electrónicos;Electronic transition;documentary evidence;knowledge management;lessons learned;;electronic records
Publisher:	Sello Editorial UNAD
metadata.dc.relation:	https://publicaciones.unad.edu.co/index.php/wpecbti/article/view/9990/7939
metadata.dc.format.*:	application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document
metadata.dc.type:	info:eu-repo/semantics/article info:eu-repo/semantics/publishedVersion Artículo revisado por pares
Description:	Desde su creación en 1956, la Universidad de América realizó la mayoría de sus procesos académicos y administrativos a través de registros en papel. No obstante, la coyuntura sanitaria del año 2020, marcada por la pandemia del COVID - 19 y la declaratoria de aislamiento preventivo en el país, obligó a la institución a dar un giro hacia un modelo de operación sincrónico apoyado por el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - TIC. Este cambio aceleró la transición electrónica orientada a mejorar la organización, el control y la disponibilidad de los documentos institucionales de manera sostenida en el tiempo. Este estudio recoge las principales lecciones aprendidas durante este proceso, tomando como referencia metodológica la guía del Project Management Body of Knowledge PMBOK® del Project Management Institute PMI. Desarrollado a partir de tres ejes fundamentales: a) el diagnóstico de la producción documental en la Universidad de América durante los años 2020 y 2021, b) la revisión de la Directiva Presidencial de Cero Papel, que impulsa la disminución en el uso de este insumo, y c) la identificación de aprendizajes de valor con base en los lineamientos de gestión de proyectos planteados en la guía PMBOK® del PMI. El diagnóstico permitió reconocer la cantidad, el tipo y la manera en que fueron organizados los documentos generados en el período de referencia. Por su parte, la Directiva Presidencial de Cero Papel, expedida por el Gobierno Nacional, se constituyó en un marco orientador para que la transición electrónica se desarrolle en concordancia con criterios de sostenibilidad ambiental y eficiencia administrativa propios del contexto colombiano. Asimismo, la identificación de las lecciones aprendidas constituye una herramienta que documenta los aspectos a tener en cuenta en futuros proyectos. Since its founding in 1956, the University of America has conducted most of its academic and administrative processes using paper records. However, the health situation of 2020, marked by the COVID-19 pandemic and the declaration of preventive isolation in the country, forced the institution to shift toward a synchronous operating model supported by the use of Information and Communication Technologies (ICTs). This change accelerated the electronic transition aimed at improving the organization, control, and availability of institutional documents in a sustained manner. This study compiles the main lessons learned during this process, using the Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) guide from the Project Management Institute (PMI) as a methodological reference. The analysis is based on three fundamental axes: a) the assessment of document production at the University of America during 2020 and 2021; b) the review of the Paperless Presidential Directive, which promotes a reduction in the use of this input; and c) the identification of valuable lessons learned based on the project management guidelines outlined in the PMI PMBOK® guide. The assessment made it possible to identify the quantity, type, and manner in which the documents generated during the reference period were organized. For its part, the Paperless Presidential Directive, issued by the National Government, served as a guiding framework for the electronic transition to be developed in accordance with the criteria of environmental sustainability and administrative efficiency specific to the Colombian context. Furthermore, the identification of lessons learned constitutes a tool to document the aspects to be taken into account in future projects.
metadata.dc.source:	Documentos de Trabajo ECBTI; Vol. 5 Núm. 2 (2024)
URI:	https://repository.unad.edu.co/handle/10596/75042
Other Identifiers:	https://publicaciones.unad.edu.co/index.php/wpecbti/article/view/9990 10.22490/ECBTI.9990
Appears in Collections:	Documentos de Trabajo ECBTI

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