Transformación Digital del Servicio de Calibración en GEMEK S.A.S. con Recordatorios Automatizados Inteligentes

Abstract

El presente proyecto desarrolla una propuesta de transformación digital para mejorar el servicio de calibración de GEMEK S.A.S. mediante el diseño e implementación de un sistema inteligente de recordatorios automatizados que optimiza el seguimiento de equipos, reduce reprocesos y fortalece la trazabilidad conforme a la ISO/IEC 17025:2017. La iniciativa surge tras un diagnóstico de procesos manuales que evidenció demoras en la gestión de vencimientos, riesgos de incumplimiento documental y posibles pérdidas de clientes, en concordancia con los lineamientos promovidos por el ONAC y el Instituto Nacional de Metrología sobre digitalización metrológica. La propuesta integra metodologías de innovación como GIMI, Design Thinking y OKR: GIMI estructuró las fases de diagnóstico, ideación y prototipado; Design Thinking permitió comprender y validar las necesidades del usuario interno y del cliente; y OKR definió indicadores de impacto, como la reducción del 25 % en olvidos de recalibración, el aumento del 30 % en la confirmación de recordatorios y la disminución del tiempo administrativo. La solución tecnológica consiste en un prototipo basado en Google Sheets y Google Apps Script que genera alertas automáticas según fechas de vencimiento y estado del cliente, validado con diez usuarios internos bajo principios de confidencialidad. Los resultados evidenciaron una reducción del 30 % en tiempos administrativos, mejoras en eficiencia operativa, comunicación y satisfacción del usuario. Asimismo, se incorporó un ejercicio de vigilancia tecnológica con apoyo de Lens.org, análisis de libertad de operación y comparación con cinco patentes relevantes, orientando el diseño hacia una solución viable y escalable. El análisis preliminar de ROI mostró reducción de costos operativos y reprocesos. En conclusión, la propuesta constituye un modelo replicable para empresas de servicios técnicos, fortalece el cumplimiento normativo y posiciona a GEMEK S.A.S. frente a los retos de la Industria 4.0, con proyección de integración futura con plataformas robustas e inteligencia artificial predictiva.