Diseño y modelado de un BPM para estructurar los procesos productivos en el departamento de comisionamiento.

Abstract

El departamento de comisonamiento de Massy Energy Colombia, creado en 2017 para la incorporación de activos, ha funcionado históricamente mediante procesos fragmentados y manuales, lo que ha dado lugar a una falta de estandarización, la duplicación de esfuerzos, la falta de intercambio de información y la inconsistencia de las versiones. Estas limitaciones han obstaculizado la gestión eficaz de la información y han afectado negativamente a la trazabilidad y la eficiencia operativa. El objetivo de este proyecto era desarrollar un sistema de gestión de procesos de negocio (BPM) para documentar, automatizar y estandarizar los procesos de comisionamiento, garantizando la integridad del ciclo de vida de los activos y mejorando el rendimiento operativo. Se aplicó un enfoque de investigación mixto, combinando técnicas cualitativas y cuantitativas e integrando Lean Six Sigma (DMAIC) con los principios de BPM. Los procesos se modelaron utilizando la notación BPMN para representar tanto el estado actual (AS-IS) como el estado futuro optimizado (TO-BE), lo que permitió identificar los cuellos de botella y las oportunidades de mejora. La recopilación de datos incluyó observación directa, entrevistas, grupos focales, análisis de documentos, encuestas realizadas a 15 empleados clave y registros operativos históricos. La propuesta tecnológica resultante elimina las actividades manuales y en papel e introduce rutinas de puesta en marcha personalizadas con diagramas de flujo estandarizados, funciones claramente definidas y documentación completa. El sistema implementado admite flujos de trabajo de aprobación automatizados, permite a los técnicos de campo registrar las operaciones a través de una aplicación basada en la web e incorpora mecanismos de supervisión y medición del rendimiento para la mejora continua. Los resultados de la simulación demuestran una reducción del 43 % en la duración total del proceso (de 360 a 204 horas) y una disminución del 40 % en el tiempo de validación y aprobación gracias a la centralización y automatización del proceso. Las encuestas posteriores a la implementación muestran que el 87 % de los empleados calificaron el proceso como muy eficiente, el 93 % informaron de claridad en las responsabilidades y la satisfacción general alcanzó el 93 %. La adopción de BPM ha mejorado la ejecución de los procesos, reducido los costes operativos y mejorado la calidad del servicio dentro de la función de puesta en marcha. Estos resultados demuestran el valor de combinar BPM con metodologías de mejora continua en industrias con un uso intensivo de activos.