Aplicación de la metodología gestión de procesos de negocios BPM en el procedimiento administración del riesgo en la UNAD CCAV Pasto

Abstract

En el presente documento de investigación se aborda el tema de la aplicación del Business Process Management BPM como metodología de la gestión de procesos, la cual permitió analizar de manera detallada sus bondades al ser implementada en la Universidad Nacional Abierta y a Distancia CCAV Pasto en el procedimiento operativo administración del riesgo y de esta manera realizar una propuesta de optimización y automatización al procedimiento.

El proyecto se basó en el desarrollo de las tres primeras fases de la metodología BPM a saber: Planificación estratégica donde se tuvo en cuenta el resultado de las encuestas aplicadas al personal experto en el tema del CCAV Pasto para obtener de fuentes primarias la información de cómo se realizaba el procedimiento Administración del riesgo, para las etapas de análisis y diseño BPM se hizo uso de la herramienta de modelado BPMS Bizagi Modeler, de la notación BPMN 2.0, del mapa de capacidades AS – IS, TO - BE y matriz de análisis de brecha, con el fin de identificar las oportunidades de mejora y automatización del procedimiento y de esta forma incrementar sus actuales niveles de eficiencia y eficacia.

Como referente de buenas prácticas de administración de los riesgos y oportunidades asociadas a la TI, se aplicó el estándar internacional COBIT 4.1 para establecer los niveles de madurez del procedimiento y por medio de la aplicación de listas de chequeo comprobar el cumplimiento de los controles indicados en el estándar para verificar si el procedimiento está alineado con lo establecido en el estándar. Se concluyó después del desarrollo de las fases mencionadas de la metodología BPM que el procedimiento Administración del riesgo es susceptible de mejoras, las cuales se integran y se presentan en una propuesta de rediseño del procedimiento para mejorar los tiempos de respuesta, la mitigación efectiva a los riesgos y la notificación automática a través de correo electrónico.