Estructuración y documentación del proceso de licitaciones

Abstract

La empresa Dishospital es una distribuidora de medicamentos, insumos y equipos biomédicos a nivel regional, suministrando estos productos a clínicas y hospitales de la región de Santander. Actualmente tienen la necesidad de dar forma al proceso de licitaciones, puesto que es un proceso de apoyo dentro de la institución, que ayuda a dar cumplimiento con la misión que tiene la empresa, y que, al carecer de la documentación del mismo, genera reprocesos y afecta el desarrollo en otras áreas como lo son compras, facturación, servicio al cliente y logística; y los reprocesos han generado desgastes de personal, pérdida de tiempo y gastos financieros adicionales. Por lo anterior, en el desarrollo de la pasantía se busca obtener un proceso de licitaciones robusto y que sea acorde al cumplimiento de los requisitos legales, administrativos y de normativa vigentes, para ser más competitivos en los procesos de contratación y reducir los reprocesos generados en otras áreas. La empresa ya ha participado en procesos de contratación y ejecutado contratos, pero se carece de un proceso estructurado y documentado que ayude a evaluar las funciones realizadas. Cabe resaltar que el proceso de licitaciones inicia con la búsqueda de proyectos adecuados en los que la empresa pueda participar y finaliza con el acta de liquidación del contrato que se haya adjudicado, esto ayuda para la elaboración de un flujograma que quede dentro del documento del procedimiento de licitaciones. La metodología usada para desarrollar estas actividades fue mediante la revisión del marco teórico y normativo en el que se fundamenta los procesos licitatorios en Colombia, el alcance que tiene este proceso, factores de seguimiento, la interacción con otras áreas de la empresa, para ser eficaces y eficientes desde el momento que se revisa la oferta de un proceso, diseño de propuesta, participación dentro de lo cronogramas, ejecución del contrato y liquidación. Como resultados alcanzados, se documentó el proceso de licitaciones, el flujograma, los documentos soporte codificados con la ayuda del área de control y calidad quienes son los encargados de codificar todos los formatos que son aprobados en los diferentes procesos de la empresa.