Gestión documental electrónica de archivos en el sector petrolero

Abstract

Ante la abundante información del sector petrolero, administrada principalmente por el Banco de Información Petrolera de Colombia y la Agencia Nacional de Hidrocarburos, y considerando que esta información incluye no sólo el formato digital y de papel, sino también muestras físicas de materiales y muestras geológicas, se hace necesario implementar las buenas prácticas de la gestión documental para que mediante el cumplimiento de las normas de archivos generales se organice y de eficiencia a la información del sector del petróleo en Colombia, de tal forma que se disponga de manera oportuna y conservada este patrimonio informacional. Para lograr este propósito, en este documento se presenta el marco normativo de gestión documental aplicable en Colombia y posteriormente con base en ello se definen los procedimientos, técnicas y recursos necesarios para almacenar los documentos físicos, generar estados de conservación de los mismos, organizarlos físicamente, digitalizarlos, y finalmente disponerlos en un sistema de información de fácil consulta y acceso.