Diseño de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivos - SGDEA, en el archivo general de la nación ubicado en Bogotá – Colombia.

Abstract

Desde hace unas décadas, el advenimiento de las tecnologías de información, ha impactado a las diferentes esferas y grupos sociales, dentro de los que se encuentra las entidades del estado; dentro del anterior contexto, el manejo de la gestión documental y administración de archivos al interior y exterior de las mismas, se ve impactada respecto a su implementación y puesta en marcha. Acorde al anterior panorama, es preciso adaptar principios y procesos ya reglamentados desde la Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos” y el Decreto 1080 de 2015 “Decreto Único del Sector Cultura” y normas concordantes, conociendo particularidades frente al manejo de soportes documentales electrónicos, y la necesidad de una integración entre sistemas que generan tales soportes y que por los principios y procesos de la gestión documental y administración de archivos ya mencionados, deben integrarse y gestionarse en lo posible, desde una sola herramienta tecnológica, a fin de poder controlar actividades relativas a trámites, consultas, archivamiento, almacenamiento, preservación de documentos, disposición final de los mismos y en general la implementación de diversos instrumentos archivísticos. Conforme a la situación expuesta, y para el caso de este proyecto, se enfatiza en que el Archivo General de la Nación, como ente rector respecto a las políticas de gestión documental y administración de archivos en nuestro país, se encuentre a tono respecto a la implementación de herramientas que apalanquen los procesos ya mencionados dentro de un ámbito más dinámico para el manejo de los documentos, considerando que actualmente, se coge parcialmente a tales premisas. El Diseño de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos – SGDEA, dentro de este proyecto aplicado, se aborda considerando pasos previos a su desarrollo e implementación como tal, lo cual permite conocer detallamente la actualidad de la gestión documental en el Archivo General de la Nación, entendiendo que el posterior diseño de dicho SGDEA, se ajuste a las necesidades específicas y entramado administrativo de la entidad, con el propósito de que la inversión a este respecto, se potencialice al máximo. En consonancia a tal realidad, el actual proyecto aplicado, concreta actividades por intermedio de la metodología PMBOK para la gestión de proyectos; dentro lo cual, a partir de un contexto investigativo, aborda la identificación y caracterización de un problema relacionado con el mejoramiento de la gestión documental y administración de archivos, planteando unos objetivos generales y específicos, guiados por una justificación y marco referencial que sustentan la aplicabilidad de dicho proyecto. A partir de los procesos estipulados en la mencionada Metodología PMBOK, se establece el proyecto con un grupo de trabajo, actividades, tiempo, financiamiento y recursos adicionales, que dan como resultado la elaboración de tres productos que afianzan la intención inicial de delimitar y precisar el proceso de implementación de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA; para lo cual de elabora un Diagnóstico Integral de Archivos, un Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, y con los anteriores insumos, se construye un Diseño Final Consolidado del futuro SGDEA.