Propuesta para el diseño e implementación de mecanismos de control del plan de seguros en la contraloría de Bogotá, ante compañías aseguradoras.

Abstract

Como requerimiento para obtener el grado de especialista en gestión pública en la Universidad Nacional Abierta y a Distancia - UNAD, con la intención de transferir los aprendizajes obtenidos en la especialización, se propone desarrollar un proyecto aplicado en el “diagnóstico de una entidad estatal”, en este caso la Contraloría Distrital con el fin de identificar las falencias que presentan las entidades del Estado, en el tema de seguros, trámites y reclamaciones. El proyecto se desarrolló con base en la línea de investigación orientada a la “gestión de organizaciones públicas”, con la intención de realizar un instrumento para la aplicabilidad de los seguros en el proceso de gestión Administrativa en la Oficina de Recursos Materiales en la Contraloría de la ciudad capital, la cual tiene como propósito agilizar los procesos de planeación, organización, control y seguimiento que tiene la administración pública para el desarrollo de su objetivo institucional y el cumplimiento de los fines del Estado. Igualmente se busca aprovechar la estrategia de eficiencia en la administración pública territorial. El diagnóstico de investigación se efectuó en la oficina de Recursos Materiales mediante la utilización de la técnica presencial o directa, permitiendo obtener los datos desde las fuentes primarias documentales a partir de la recolección de la información con enfoque cualitativo dando como resultado el listado de los documentos para la elaboración del manual de procedimientos de reclamaciones de las diferentes pólizas de seguros de la entidad. Esta herramienta servirá para la solución de los problemas en la administración en el tema de seguros, trámites y reclamaciones en la entidad ante las compañías de seguros, promoviendo la mejora continua en las entidades de control fiscal territorial.

El marco metodológico utilizado para este proyecto fue la investigación descriptiva de tipo cualitativo en el método Estudio de Casos, fundamentado en estudios profundos de investigaciones sociales, empresariales o de procesos organizacionales, basado en la experiencia exitosa de otras entidades públicas en la puesta en marcha de un manual de procedimientos en el tema de seguros, sirviendo como foco en la construcción de un procedimiento o manual de seguros, reclamaciones y trámites, que oriente a los funcionarios cuando se presente la afectación de las diferentes pólizas de seguros al interior de la entidad. El proceso de investigación se realizó paralelamente a la construcción del proyecto este a su vez se estructuro en dos partes: la primera consiste en el diseño del instrumento desarrollándolo en las diferentes fases de la guía metodológica para proyectos PMBOK, la segunda parte comprende la implementación y socialización del instructivo de seguros en el ente de control fiscal distrital. El propósito del estudio radicó en direccionar el proyecto para la puesta en marcha del manual de procedimiento de los seguros de la oficina de Recursos Materiales con el fin de alcanzar este logro se trabajaron los siguientes objetivos: diseñar el documento guía con los procedimientos en la conformación del plan de seguros, trámites y reclamaciones en la ocurrencia de un siniestro y la afectación de un bien público. Implementar y adoptar el documento antes mencionado en la Oficina de Recursos Materiales de la Contraloría Distrital. Y Socializar el documento aprobado ante los funcionarios para su aplicación y puesta en marcha ante la entidad. Como resultado del proyecto aplicado para la organización en mención muestra que los sistemas de gestión de calidad son de gran importancia para la estandarización en los procesos administrativos, permitiendo que la documentación remitida vaya completa y exacta, asimismo la información se encuentre actualizada, optimizando los tiempos de respuesta con la aseguradora, contribuyendo al mejoramiento del proceso de seguros en la Oficina de Recursos Materiales y así poder efectuar el cobro de manera oportuna de las pólizas en la modalidad respectiva.