Modelo de gestión del proceso de admisión y matrícula para la Institución Educativa Bachillerato Patía aplicando la metodología BPM

Abstract

El trabajo de grado que se presenta a continuación implementa la gestión de proceso de negocios (BPM) del inglés Business Process Management (en adelante BPM) para la mejora del proceso de admisión y matrícula de la Institución Educativa Bachillerato Patía (en adelante I.E.B. P). La I.E.B.P es un establecimiento educativo del sector oficial que maneja una tasa técnica de matrícula comprendida en un rango entre 1800 y 2000 estudiantes anualmente, según reporte del SIMAT (Sistema Integrado de Matricula), este ranking, la posiciona como una de las entidades públicas más importantes del Sur Occidente Caucano. Dada la necesidad de realizar el proceso de Admisión y Matrícula de una manera más eficiente se desarrolló en etapas teniendo en cuenta el ciclo de vida del proceso. Se parte del análisis del estado actual (AS-IS) y estado futuro (TO-BE) del proceso que determinan su nivel de madurez, posteriormente, cada uno de los pasos de principio a fin del proceso optimizado es llevado a un lenguaje de notación BPMN y se finaliza con la automatización y validación del proceso utilizando la herramienta Bizagi. También se identifica los indicadores claves de desempeño KPI´s que lleva a cabo la I.E. B.P que permita medir y cuantificar el rendimiento del progreso en función de sus metas y objetivos planteados para las distintas actividades en el Plan Educativo Institucional (P.E.I). El proceso de Admisión y Matrícula merecía atención por lo que generaba cuellos de botella en las diferentes actividades, incrementaban los tiempos de espera y reducía la productividad, trayendo como consecuencia final el aumento en los costos o pérdida de valor en el servicio de los usuarios internos o externos de la Institución. Con la implementación y alineación estratégica utilizando la metodología BPM se dispone de una información confiable para la toma de decisiones.