Propuesta para mejorar la gestión administrativa de los viajes en el proyecto Comunica Colombia de la Fundación Agriteam

Abstract

La Gerencia Administrativa del proyecto Comunica Colombia de la Fundación Agriteam tiene, entre sus responsabilidades, la gestión de los viajes empresariales de sus funcionarios en Colombia. Actualmente, las solicitudes se realizan de manera separada a través de hojas de cálculo compartidas, correo electrónico; a través de aplicaciones de mensajería virtual como WhatsApp o vía telefónica. Para los procesos de legalización se utilizan algunos métodos indicados anteriormente, incluyendo el servicio de mensajería para la recepción de documentos físicos con sus soportes. Por su parte, las aprobaciones se obtienen de manera verbal, telefónica, WhatsApp o por correo electrónico. A partir de este estudio se evidenció una oportunidad de mejoramiento en la solicitud, aprobación, legalización, seguimiento y control en la gestión de los viajes. Esto, además incluyó los reportes asociados al costo de tiquetes, valor de viáticos y otros gastos de viaje. Se propone un cambio de metodología, que permita el rastreo de los viajes de forma rápida, reducción de tiempos, análisis de costos, unificación de criterios y aplicación de procesos y procedimientos administrativos enfocados en el control interno. Por esta razón, se considera necesario aplicar tecnologías de la información en este tipo de procesos administrativos que faciliten la gestión de las actividades, mediante la digitalización y sistematización de datos que permitan recopilar la información para la consulta, control, seguimiento y reporte del estado de las solicitudes a los interesados, a través de alertas emitidas en tiempo real, una vez se ha realizado la solicitud, durante el proceso y cuando este concluya, aportando a la gerencia datos estadísticos precisos que faciliten la toma de decisiones y mejorando la comunicación al interior de la organización. Adicionalmente, sirve de referente para que Alinea International utilice este modelo y lo aplique a los diferentes proyectos que tiene alrededor del mundo. En ese sentido, se consideró importante la implementación de una herramienta tecnológica basada en el Office 365 que satisfaga estas necesidades y corrija estas falencias. En cuanto al desarrollo del estudio, se optó en primer lugar, por realizar una revisión bibliográfica de los trabajos aplicados afines. Posteriormente, se realizó la identificación de las personas, sus funciones y las instancias que intervienen en la gestión de los viajes empresariales de la Fundación, con el fin de establecer los aciertos y las falencias del procedimiento actual. Por último, con base en las conclusiones obtenidas, se presenta la propuesta final del modelo de sistema de información, adecuado al software disponible, que sería implementado como una solución tecnológica para mejorar las funciones y procedimientos en la gestión de los viajes laborales y así optimizar el desempeño administrativo y financiero, no solo para la Fundación sino para cualquier otra organización.