Diseño y automatización del proceso de gestión de vacaciones de la Contraloría General de la República basado en el uso de tecnología BPM, para el mejoramiento de la administración del personal en las áreas de la Entidad

Abstract

La necesidad de mejorar los procesos y servicios que prestan las Entidades del Estado a sus grupos de valor, partes interesadas y usuarios internos, buscando eficiencia, mejor aprovechamiento de recursos, facilidad, disponibilidad de información oportuna para toma de decisiones, entre otros aspectos, amerita un mejor aprovechamiento de las tecnologías disponibles para lograrlo y de esta manera acercarse a la transformación digital del Estado. La Contraloría General de la República no ha sido ajena a esta necesidad, razón por la que en su Plan Estratégico incluyó un objetivo orientado a impulsar la transformación digital de la Entidad, la cual involucra la eficiencia de los procesos internos, sean misionales o de apoyo, ya que inciden en el cumplimiento de su misión. En línea con esta iniciativa se vio la oportunidad de incorporar la metodología BPM, con la correspondiente tecnología para el diseño y automatización del proceso de gestión de vacaciones de la Entidad, el cual permea a aproximadamente 7.000 funcionarios e involucra a más de 100 dependencias que componen la Entidad y en las que sus directivos son los responsables de coordinar los recursos humanos de tal manera que no se afecte la continuidad en la prestación de los servicios. Esta iniciativa mejoraría los mecanismos de comunicación y respuesta entre la Gerencia del Talento Humano y las Dependencias responsables del proceso, mejoraría tiempos dentro del proceso y le permitirá a los Directivos contar con información estructurada y organizada para la toma de decisiones.