Manual de aplicación para las tablas de retención documental de la empresa de acueducto, alcantarillado y aseo de Yopal E.I.C.E. E.S.P.

Abstract

La gestión documental, es importante dentro de la gestión pública ya que todos los documentos de una organización deben estar controlados y centralizados; como condición indispensable para la transparencia en su función y para la toma de decisiones basada en experiencias y resultados pasados. En la actualidad, las organizaciones tanto públicas como privadas, manejan un elevado volumen de documentos y de información, en este sentido, es de gran utilidad poder contar con un eficiente sistema de gestión documental; que contribuya a acceder a la localización oportuna y confiable, en una infraestructura de fácil acceso. Para la Elaboración del Manual de Aplicación para las Tablas de Retención Documental, se toma como referencia o base las Tablas de Retención Documental de la EAAAY EICE ESP vigentes, ayudados por la activa participación, sugerencias, recomendaciones y el compromiso continuo por los directivos en cabeza de la señora Agente Especial de la EAAAY delegada por Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, de los Directores, jefes de unidad y en general de los trabajadores de la Empresa de Acueducto Alcantarillado Y Aseo de Yopal, que intervienen en los procesos documentados en cada una de las áreas, para realizar este importante trabajo; estableciendo así los tiempos de retención para conservar o eliminar los documentos que reposan tanto en los Archivos de Gestión, como en el Archivo Central. Ello con el fin de disminuir en las dependencias el volumen de documentos y la duplicidad de los mismos, eliminando así los que no tienen valores o cuya información se encuentra repetida o reflejada en otros tipos documentales. Así mismo, da las pautas para conservar aquellos documentos que tengan valor probatorio para la entidad o que en un futuro puedan aportar al desarrollo científico o cultural de la sociedad – Archivo Histórico.