Correo 2000

Abstract

Los conocimientos adquiridos a través de los 7 semestres de Tecnología de Sistemas se aplican en este proyecto, se manejan conceptos de Análisis y Diseño de Sistemas, aparte de otras materias, esto aplicado al desarrollo de un software que suple la necesidad que se expone más adelante.

Como todo proyecto debe estar sustentado desde el principio, realizar un estudio muy profundo, teniendo en cuenta las diferentes factibilidades como la económica, financiera y administrativa, requerimientos del sistema, el diseño del sistema, el desarrollo e implementación del software, todos estos parámetros se encuentran a lo largo del desarrollo de este proyecto.

El objetivo principal de este proyecto es el de dar una solución a la forma de llevar el registro, control y archivo sistematizado de la correspondencia enviada y recibida, de una empresa legalmente constituida. Básicamente el manejo de correspondencia en cualquier entidad es manual, tanto para radicar y archivar los documentos entrantes y salientes, sin tener en cuenta en realidad quien es el responsable de dar solución o tramite al documento, una historia del recorrido del mismo en la entidad, etc.

El programa buscó cumplir ciertos objetivos específicos como: I. Simplificar los trámites que puede tener un documento ya sea de entrada o de salida. II. Digitalizar y almacenar la ubicación de los documentos que se reciban y se generen en la entidad. III. Llevar el registro y control sistematizado de la correspondencia que recibe, envía y traslada internamente la entidad. IV. Archivar los documentos digitalizados facilitando fácil acceso a ellos. V. Llevar un control actualizado del estado del documento para su rápida ubicación. VI. Incrementar la seguridad documental. VII. Facilitar la consulta de información a los usuarios de la entidad. VIII. Clasificar los documentos por múltiples conceptos. IX. Permitir la consulta concurrente a un documento, puede ser consultado por varios usuarios a la vez. X. Manejar en forma electrónica todos los documentos de la entidad, ingresando al sistema documentos anteriores a la iniciación de operación del sistema. XI. Permitir el uso de la correspondencia confidencial a personal autorizado. XII. Evitar el silencio administrativo (entidades oficiales) por vencimiento de términos para respuesta, debido a que el sistema automáticamente fija fecha para la misma. XIII. Permitir que el sistema se ajuste a las disposiciones para el manejo de archivo y correspondencia que sean emitidas por entidades del Gobierno Nacional

Para iniciar con el proceso se recurrió a ubicar entidades públicas o privadas que manejaran la información de su correspondencia tanto entrante como saliente con algún control diferente, diferente en el sentido sistemático, debido a que la mayoría de las empresas consultadas manejaban su información de correspondencia en forma manual, no poseen un sistema que les permitan tener una información rápida sobre algún documento en especial, encontrándose muy pocas entidades y empresas legalmente constituidas que utilicen un sistema similar al desarrollado en este proyecto, la investigación concluyó que muchas empresas prefieren manejar sus archivos y correspondencia en forma manual antes que realizar una gran inversión.

Se obtuvo información de empresas de reconocida trayectoria en el sector estatal donde el volumen de correspondencia es lo suficientemente elevado y donde el proyecto encontró elementos y características similares al que se desarrollo. Entre las entidades visitadas para el desarrollo del proyecto estuvo la Superintendencia de Valores y Superintendencia Bancaria (donde se encontró un sistema avanzado para el manejo de archivo y correspondencia).

Concluida la investigación y reunidos lo elementos de juicio se comprobó parte de la hipótesis donde se justificó la necesidad de implementar el sistema, llegando a comprobar que por falta de un sistema que sea capaz de controlar el flujo de correspondencia entrante y saliente, se presentan traumatismos en empresas que manejan cierto volumen de correspondencia, como la perdida de documentos, el deterioro de los mismos debido a su manipulación e igualmente el archivo, situaciones que se pueden evitar administrando un sistema que les permita llevar control sobre los documentos.

El software desarrollado para el objetivo planteado anteriormente es Correo 2000, fue desarrollado para trabajar bajo Windows 98, utilizando como herramienta de desarrollo Visual Basic 6.0, con manejo de base de datos en Visual Fox Pro 3.0, por medio de conexión ODBC.

Esta aplicación Correo 2000, controla todo el sistema de radicación y archivo de una entidad no específica, como características tiene el de radicar el documento sin dejar que una persona “X” intente realizar fraude en la entidad, como cambio de datos e incluso modificación o borrado del mismo, lleva una historia del tramite del documento, maneja consultas personales, por división o área, general y de digitalización (depende de la categoría asignada al usuario).

Se maneja seguridad desde el inicio de la aplicación, el usuario al identificarse activa toda la parte de verificación de ingreso al sistema, si es aceptado podrá utilizar los diferentes iconos de acuerdo al permiso dado o creado por el administrador, este administrador como su palabra lo indica maneja todas la tablas, accesos, pudiendo así crear o modificar pero nunca eliminar.

Bienvenidos a este proyecto y esperamos que sea de utilidad para generaciones futuras