Cómo dar buen uso a la ventanilla única virtual de adquisiciones y contrataciones - VUVAC

Abstract

Los procesos de contratación en Colombia, se rigen por el Estatuto de la Contratación y sus normas que lo actualizan, para que todas las entidades del Estado desarrollen este conjunto de actividades, de manera eficiente y confiable, con herramientas digitales a partir de Gobierno en línea. Es importante que se haga buen uso de la Ventanilla Única para que los interesados en proveer bienes y servicios, puedan conocer las convocatorias, además de que sirve de control y seguimiento por parte de cada entidad y del gobierno, lo que permitirá mayor transparencia y aumentar la confianza del público hacia las instituciones y hacia el Estado mismo. En Colombia casi todas las entidades públicas cuentan con plataformas digitales donde se mantienen informados a los usuarios sobre servicios y trámites, y en algunos casos se ofrecen servicios de pago en línea, y de obtención de documentos y trámites generales que han beneficiado a miles de personas en todas las regiones donde se cuenta con servicio de Internet, y existen equipos de cómputo con capacidad suficiente para atender dichas solicitudes. Sin embargo, en la mayoría de casos se encontró que estas plataformas solo dan acceso para recibir peticiones, quejas, reclamos y sugerencias de sus usuarios. No es el caso de entidades como el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, que cuentan con la Ventanilla Única de Comercio Exterior, a través de la cual los usuarios pueden adelantar sus trámites de importación y/o exportación según cada caso, y además se publican todos los documentos que hacen parte de dichos procesos. El gobierno dispuso del Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP que, de acuerdo a las directrices de Gobierno en línea, se ofrece una plataforma en la que se pueden registrar las personas naturales y jurídicas que aspiren a ser proveedores de bienes y servicios con entidades del Estado colombiano. El problema que se viene presentando en nuestro país, es el aumento de los casos de corrupción, especialmente en la contratación pública, razón por la que en este documento se respondió la pregunta: ¿Cómo mejorar la eficiencia y aumentar la confianza en los procesos de contratación de cada entidad pública en Colombia? Es una invitación para que las entidades hagan uso adecuado de esta herramienta tecnológica publicando las convocatorias junto con los documentos soportes en todas las etapas precontractual, contractual y poscontractual, con el fin de que los interesados conozcan de primera mano el estado de dichos procesos. Esto sí garantiza transparencia en la contratación. Sin embargo, se deja claro que el uso de esta Ventanilla Única, no exime a las entidades de que desarrollen estos procesos como se han venido trabajando, por lo que se debe continuar con los registros tanto en Colombia Compra Eficiente, como en el Secop, conforme a la ley y las normas de contratación en nuestro país. La ventanilla facilita el acceso de los usuarios a cada entidad, y que estos conozcan el estado de cada proceso, y los documentos que los soportan, así como las fechas y plazos, manteniendo información actualizada y veraz en sus plataformas. En este estudio, se revisaron algunas plataformas de las entidades más conocidas, con el fin de verificar el contenido de sus ventanillas, y la forma como están siendo utilizadas. Se evidenció en la mayoría de los casos, que muchas de estas ventanillas son utilizadas únicamente para recepcionar peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones, que posteriormente son tramitadas por las vías tradicionales, redirigiendo cada comunicación a la dependencia correspondiente, quien se encarga de dar respuesta a los usuarios. En otros casos, se observó que estas ventanillas son utilizadas exclusivamente para dar información acerca de los trámites que adelanta la entidad, y los documentos que el usuario debe presentar en los lugares y horas que allí se indican. También se pudo observar que muchas entidades públicas implementaron el acceso para pagos en línea, con el botón que redirecciona al usuario a su entidad financiera, donde puede realizar pagos de ciertos trámites establecidos por cada entidad, y que viene mejorando los tiempos de atención para algunos, pero que en ciertas regiones resulta inoperante por la escasa tecnología con que se cuenta. Finalmente se encontró que tanto el Sistema Electrónico de Contratación Pública, como la Ventanilla Única de Comercio Exterior, y la plataforma Colombia Compra Eficiente, las cuales vienen siendo utilizadas adecuadamente, y cumplen con los objetivos de brindar un servicio eficiente con transparencia, dejando evidencia de cada una de sus operaciones y actividades relacionadas con la contratación. Como se puede apreciar, la gran mayoría de estas Ventanillas Únicas vienen siendo subutilizadas, siendo muy contados los casos de las entidades que vienen mejorando su uso, y que le dan la importancia apropiada para mejorar en eficiencia y calidad, y especialmente en lo que respecta a la transparencia. En resumen, el uso adecuado de la Ventanilla Única permite una mejor participación de la ciudadanía en estos procesos de contratación de bienes y servicios, pues si se tienen herramientas digitales al interior de las entidades públicas, se dará facilidad y transparencia a este tipo de procesos, y de esa manera disponer de mejores controles al gasto público, y a la forma como se contrata por parte de los ordenadores del gasto.