Análisis de la situación actual de la gestión documental en INTECOL Cali y formulación de una propuesta para actualizar dicha gestión, según las herramientas, normas y leyes vigentes.

Abstract

Dentro de la función administrativa de cualquier organización es indispensable identificar a los archivos como elemento fundamental de la gestión, ya que estos cuentan la historia, conservan la información y promueven no sólo el desarrollo de las actividades presentes, sino que el mejoramiento de las futuras. Una vez identificada esta necesidad, el equipo de trabajo formuló el problema del proyecto orientado a analizar la situación del Sistema de Gestión Documental actual de INTECOL y a formular una propuesta de mejora para el mismo.

Se inició aplicando los conocimientos adquiridos en la Especialización en Gestión de proyectos a través de la adaptación del PMBOK en el Capítulo 4 Desarrollo del Proyecto, en donde se detalló los planes de gestión de: Alcance, Cronograma, Costos, Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones y de Grupos de Interés. Esta metodología se adecuó a las características del proyecto ejecutado.

Así mismo, el trabajo se desarrolla en 3 fases, la primera: Identificación de la organización, métodos, procedimientos y herramientas utilizadas en la gestión documental de la organización, donde se describe e identifica la estructura de la institución mediante el análisis de la misión, visión, mapa de procesos y/o principios y valores; más detalladamente se exponen los hallazgos encontrados en cuanto a los procedimientos y herramientas existentes para la Gestión Documental, e igualmente se analiza el patrimonio archivístico con el que cuenta INTECOL mediante la presentación de la caracterización general de los archivos físicos y la aplicación del Cuadro de Valoración Documental diseñado por el equipo de trabajo.

Para la fase dos: Identificación de la normatividad, guías orientativas, procedimientos recomendados y herramientas aplicables a los requerimientos de INTECOL para gestionar los archivos, se realizó la consulta en diferentes fuentes de información para analizar las normativas, guías e instructivos disponibles y aplicables en la organización, donde se incluyeron no sólo leyes y decretos de obligatorio cumplimiento, sino también documentos orientativos que actúan como herramientas fundamentales para establecer políticas y procedimientos efectivos en la Gestión Documental de la institución. El objetivo es contar con el análisis inicial que servirá como punto de partida para el futuro desarrollo del Sistema de Gestión Documental final que aplicará la organización.

Finalmente, en la fase 3: Diseño de propuesta final para el mejoramiento de la gestión documental en la Institución Educativa INTECOL, se creó el Programa de Gestión Documental que actúa como propuesta final de mejoramiento de la función archivística, documento que se basó en los productos obtenidos en las anteriores fases y que pretende sea considerado por la institución como el paso inicial para la estructuración de un Sistema de Gestión Documental funcional que garantice la conservación y preservación de la memoria histórica de la institución y de los intereses de todas las partes interesadas o Stakeholders.