Análisis de la situación actual de la gestión documental en INTECOL Cali y formulación de una propuesta para actualizar dicha gestión, según las herramientas, normas y leyes vigentes.
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Date
2020-12-12Author
Arciniegas Rojas, Diana Carolina
Advisor
Valencia Hurtado, Gustavo AdolfoCitación
Bibliographic managers
Keywords
Regional / Country coverage
udr_-_CaliMetadata
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Dentro de la función administrativa de cualquier organización es indispensable identificar a los archivos como elemento fundamental de la gestión, ya que estos cuentan la historia, conservan la información y promueven no sólo el desarrollo de las actividades presentes, sino que el mejoramiento de las futuras. Una vez identificada esta necesidad, el equipo de trabajo formuló el problema del proyecto orientado a analizar la situación del Sistema de Gestión Documental actual de INTECOL y a formular una propuesta de mejora para el mismo.
Se inició aplicando los conocimientos adquiridos en la Especialización en Gestión de proyectos a través de la adaptación del PMBOK en el Capítulo 4 Desarrollo del Proyecto, en donde se detalló los planes de gestión de: Alcance, Cronograma, Costos, Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones y de Grupos de Interés. Esta metodología se adecuó a las características del proyecto ejecutado.
Así mismo, el trabajo se desarrolla en 3 fases, la primera: Identificación de la organización, métodos, procedimientos y herramientas utilizadas en la gestión documental de la organización, donde se describe e identifica la estructura de la institución mediante el análisis de la misión, visión, mapa de procesos y/o principios y valores; más detalladamente se exponen los hallazgos encontrados en cuanto a los procedimientos y herramientas existentes para la Gestión Documental, e igualmente se analiza el patrimonio archivístico con el que cuenta INTECOL mediante la presentación de la caracterización general de los archivos físicos y la aplicación del Cuadro de Valoración Documental diseñado por el equipo de trabajo.
Para la fase dos: Identificación de la normatividad, guías orientativas, procedimientos recomendados y herramientas aplicables a los requerimientos ...