Propuesta para el mejoramiento de la gestión de la información para una Entidad Estatal colombiana a partir de la implementación del marco de trabajo Scrum

Abstract

La entidad del Estado, cuenta actualmente con Sistemas de Información de manera independiente, facilitando el registro e ingreso de la información en aplicativos diferentes y como repositorio de almacenamiento digital centralizado. Sin embargo; se establece que no hay trazabilidad para rastrear los procesos preestablecidos que permitan conocer en determinado momento, la ubicación y la trayectoria de un producto, de los procesos misionales de la entidad, situación que conlleva a que cada área realice sus reportes e informes individualizados, afectando directamente la generación y su presentación. En aras de subsanar esta falencia, el área encargada del macroproceso diseñó y elaboró unas tablas en Excel, en la cual registran los datos de las actuaciones administrativas de manera manual, en cumplimiento de la presentación de informes requeridos y solicitados por las partes interesadas, situación que dificulta y conlleva a la demora en su estructuración, por la duplicidad de trabajo que se presenta, demora en sus reportes e imprecisiones a que dan lugar en su elaboración, afectando ostensiblemente la veracidad de la información, además; de cumplir su papel esencial, como herramienta de apoyo en la toma de decisiones para la entidad del Estado. Como resultado de la presente investigación y con el fin que la entidad del Estado, logré mejorar la gestión de la información se recomienda la implementación del modelo administrativo AGIL SCRUM, mediante la aplicación de los procesos que se describen a continuación: Inicio, Planificación y estimación, implementación, revisión y retrospectiva y lanzamiento, con la finalidad presentar una sola base de datos que contenga toda la información de los procesos y un listado con todos los informes que debe generar la entidad, para que la gerencia tramite la elaboración de un Sistema de Información que permita almacenar toda la información y generar los informes requeridos y así logar administrar adecuadamente la información, con fácil accesibilidad, amigable y que contenga la totalidad e integralidad de la información de la entidad del Estado.