Implementación del proceso de facturación en la Asociación Comunitaria del Acueducto Veredal AQUA 7

Abstract

La Asociación Comunitaria del Acueducto Veredal AQUA 7 presta el servicio de acueducto a siete veredas rurales de Acacías, Meta, con un total de 1.564 usuarios. La entidad administra su contabilidad y proceso de facturación mediante el software contable y de servicios públicos Prosoft, herramienta que ha permitido mantener organizados los registros contables y de servicios públicos de los usuarios. En 2023, la DIAN expidió la Resolución 000165, que estableció la obligación de que todos los documentos equivalentes, incluidas las facturas de servicios públicos domiciliarios, fueran electrónicos. En consecuencia, AQUA7 inició un proceso de implementación de los documentos electrónicos exigidos: facturación del servicio público, documentos soporte y nómina electrónicos. Durante la aplicación del proyecto se identificaron limitaciones propias del contexto rural: falta de acceso a Internet por parte de los usuarios, carencia de correos electrónicos y dificultades para la recepción digital de facturas. En el desarrollo del proyecto se expidió la Resolución 000189 de octubre de 2024 exceptuando de la obligación de expedir facturación electrónica a prestadores comunitarios con menos de 2.500 usuarios, lo que permitió que AQUA7 continuara con el documento equivalente de la facturación de servicios públicos domiciliarios de manera física. Con el desarrollo del presente proyecto se logró implementar la facturación electrónica de subsidios exigida por la Alcaldía Municipal de Acacías, mantener la facturación física con apoyo de envíos por WhatsApp y correo electrónico, e implementar la nómina electrónica y los documentos equivalentes electrónicos; de esta manera, se fortaleció la gestión administrativa de la organización.