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Entrevistas

Es  considerada como una de las técnicas de mayor importancia para la captura de los requerimientos, por permitir una forma de comunicación más natural entre las personas. Permite establecer un enfoque sistemático diseñado para obtener información de una persona o grupo de personas en un ambiente formal o informal, haciendo preguntas pertinentes y apropiadas. Son conversaciones cara a cara en la que un entrevistador hace preguntas para obtener información del entrevistado.

De acuerdo a (Lamsweerde, 2009) las entrevistas pueden ser de dos tipos: estructuradas (con preguntas preparadas previamente), o no estructuradas (sin preguntas predefinidas).

  • Entrevistas estructuradas: El entrevistador ha elaborado previamente un conjunto de preguntas de acuerdo a un propósito asociado con el entrevistado. Algunas de las preguntas pueden ser abiertas o preguntas en donde la respuesta tenga un conjunto de posibilidades conocidas.

  • Entrevistas sin estructurar: En estas entrevistas los participantes discuten de temas de interés abiertamente.

Las entrevistas se realizan para:

  • Obtener información general sobre las necesidades de los interesados

  • Preguntar a los clientes y usuarios sobre el estado de sus necesidades.

  • Ayudar a descubrir conflictos en los requerimientos de software.

Los factores para que una entrevista sea exitosa son:

  • La experiencia del entrevistador
  • Nivel de comprensión del dominio por parte del entrevistador
  • Habilidad del entrevistador en la documentación de los debates
  • Disposición del entrevistado para brindar la información pertinente
  • Grado de claridad del entrevistado acerca de lo que la empresa requiere del sistema.
  • Armonía entre el entrevistador y el entrevistado

Para realizar una entrevista se deberá:

  • Identificar a las personas que necesita entrevistar

    • Elija a las personas transversalmente. Incluya sponsors, clientes, y usuarios con experiencia en el tema.

    • Establecer los entrevistados y entrevistadores con los que se empezará. Asegúrese que los entrevistadores se sentirán a gusto entrevistando a directivos y clientes, y viceversa.

2. Prepare los preguntas que va a realizar en la entrevista

  • Identifique el objetivo de cada entrevista (por ejemplo: para obtener información de antecedente y características de alto nivel del software, o para obtener un conocimiento detallado del flujo de trabajo del usuario o las necesidades de datos).
  • Crear las preguntas de la entrevista desde lo general a lo más particular. Organice de forma fácil empezando con preguntas de hecho. (por ejemplo: ¿Cuál ha sido su participación en el proyecto hasta la fecha?. Al final las preguntas más difíciles como preguntas de interpretación.
  • En este aspecto debe adaptar las preguntas para captar la atención del entrevistado. Para un alto ejecutivo o a los clientes, pregunte, “¿Por qué es este proyecto (o software) importante para usted (o sus clientes)?” O “¿Qué debe hacer este producto para que usted lo llame exitoso?« Para los usuarios que van a interactuar directamente con el software, por ejemplo, “Hábleme de su forma ideal de <realizar una tarea>?”.

Se recomienda incluir  preguntas de contexto libre (preguntas de alto nivel sobre el producto y el proceso) al inicio de la entrevista y todas las entrevistas abiertas. Esto permite entender el panorama. Por ejemplo:

  • ¿Qué problema resuelve este sistema?

  • ¿Qué problemas puede crear este sistema?

  • ¿Cuál es el ambiente que se encuentra este sistema?

  • ¿Qué grado de precisión es requerido o deseado en este producto?

Incluir meta-preguntas (preguntas acerca de preguntas) que le permitan ajustar sus preguntas durante la entrevista. Por ejemplo:

  • ¿Estoy haciendo demasiadas preguntas?
  • ¿Mis preguntas son relevantes?
  • ¿Es usted la persona adecuada para responder estas preguntas?
  • ¿Quién más podría responder estas preguntas? 
  • ¿Hay algo más que le podría preguntar o responder?

3. Programar la entrevista y organizar la logística para la reunión.

  • Definir el lugar donde se pueda realizar sin interrupciones la entrevista.

  • Preparar a los entrevistados, indique el objetivo de la entrevista, y en el caso de ser posible proporcionar las preguntas de la entrevista con uno o más días de anticipación. Adicionalmente, solicitarles reunir todos los documentos que pueden ser útiles para consultar durante la entrevista (por ejemplo, manuales, referencias, planes o informes).

  • Asegúrese de que los entrevistadores están familiarizados con la terminología de la empresa. Comparta un glosario con los entrevistados para asegurar que están de acuerdo con los términos y definiciones.

  • Asegúrese de comunicar al entrevistado cuánto tiempo tomará la entrevista. Típicamente una entrevista debería durar entre 45 y 60 minutos.

4. Realizar la entrevista

  • Preséntese y realice una pregunta inicial.

  • Indique a las personas entrevistadas que usted tomará notas durante la entrevista.

  • Practique la escucha activa. Por ejemplo, repetir las respuestas en sus propias palabras y mantenga sus ojos comprometidos con el entrevistado.

  • Evite preguntas capciosas (Por ejemplo, ¿No cree usted que...? O ¿por qué no hace sólo ...?

  • Sea flexible, haciendo las preguntas necesarias.

  • Finalice la entrevista con un agradecimiento, e indique los siguientes pasos que realizará. Pida permiso para hacer el seguimiento de las preguntas si fuera necesario.

5. Documentar los resultados

  • Revisar sus notas inmediatamente después de la entrevista, cuando la información está aún “fresca” en su mente.

  • Conjuntamente con los entrevistados para resolver algún conflicto de información.

  • Analizar sus notas de varias entrevistas para descubrir patrones y conflictos.

  • Generar un conjunto de modelos o necesidades de forma textual para revisiones preliminares por parte del equipo, basado en las entrevistas.